La communication externalisée, ou externalisation de la communication, consiste à confier la planification, la gestion et l’exécution des activités de communication d’une entreprise à un prestataire externe. Cela peut inclure des services tels que :

• La stratégie de communication
• La gestion des médias sociaux
• L’animation de site web
• Les e-mailings et newsletter
• Génération de leads
• Les relations publiques
• Les relations presse
• La création de contenu
• La conception graphique

En externalisant leur communication, les PME peuvent bénéficier de l’expertise d’une équipe spécialisée sans avoir à embaucher de personnel interne dédié.

Le fonctionnement de la communication externalisée varie en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise et du prestataire de services choisi. Cependant, voici un aperçu général du processus :

• Identification des besoins

Tout commence par une évaluation des besoins de communication de l’entreprise. Le prestataire de services travaille en étroite collaboration avec les dirigeants de l’entreprise pour comprendre leurs objectifs, leur public cible et leur positionnement sur le marché.

• Développement de la stratégie

Sur la base des besoins identifiés, le prestataire de services développe une stratégie de communication complète. Cela peut inclure des recommandations sur les canaux de communication à utiliser, les messages à transmettre et les tactiques à mettre en œuvre.

• Mise en oeuvre des activités

Une fois la stratégie approuvée, le prestataire de services met en œuvre les activités de communication conformément au plan établi. Chaque action déployée fait l’objet d’une validation préalable de la part de l’entreprise, garantissant ainsi que toutes les initiatives sont en accord avec les objectifs et les attentes du client.

• Surveillance et ajustements

Tout au long du processus, le prestataire de services surveille les performances des activités de communication et apporte des ajustements si nécessaire. Une communication régulière entre le prestataire et le client est essentielle pour assurer que les stratégies mises en place sont alignées avec les objectifs de l’entreprise. Des réunions fréquentes permettent de discuter des résultats obtenus, d’analyser les données collectées et de planifier les actions correctives à entreprendre. 

Pour les PME, la communication externalisée offre de nombreux avantages :

• Expertise Professionnelle

Les prestataires externes possèdent une connaissance approfondie des meilleures pratiques, des tendances actuelles et des outils les plus efficaces pour optimiser la communication. Cela permet aux PME de profiter de compétences pointues et d’une expérience diversifiée que leurs propres ressources pourraient ne pas offrir.

• Flexibilité

Les prestataires de services externes peuvent s’adapter rapidement aux besoins changeants de l’entreprise et aux évolutions du marché. Cette flexibilité est particulièrement précieuse dans un environnement commercial dynamique où les conditions peuvent évoluer rapidement.

• Réduction des Coûts

Externaliser la communication peut être plus rentable que de maintenir un département de communication interne, car les PME ne paient que pour les services dont elles ont besoin. En évitant les coûts liés à l’embauche, à la formation et aux avantages sociaux du personnel interne, les PME peuvent gérer leur budget plus efficacement. De plus, les prestataires externes offrent souvent des solutions sur mesure adaptées aux besoins et au budget de l’entreprise, ce qui permet de maximiser le retour sur investissement.

• Concentration sur le cœur de métier

En externalisant leur communication, les PME peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et la croissance de leur entreprise, plutôt que de se préoccuper des activités de communication. Cette délégation permet aux dirigeants et aux employés de se focaliser sur leurs compétences principales et leurs objectifs stratégiques, améliorant ainsi la productivité et l’efficacité globale de l’entreprise.

La communication externalisée peut être une solution efficace pour les PME qui cherchent à renforcer leur présence sur le marché et à atteindre leurs objectifs commerciaux. En comprenant le fonctionnement de ce modèle et les avantages qu’il offre, les dirigeants d’entreprise peuvent prendre des décisions éclairées sur la meilleure façon de gérer leur communication. Externaliser cette fonction permet non seulement de bénéficier d’une expertise professionnelle, mais aussi de réaliser des économies et de gagner en flexibilité. Pour les PME, c’est une opportunité à ne pas négliger pour optimiser leur stratégie de communication.